Waarom Office365 meer is dan office365 alleen

Bij Microsoft Office dacht ik altijd aan Word, Excel en PowerPoint. En toen Microsoft kwam met Office365, dacht ik dat dat hetzelfde zou zijn in de vorm van een abonnement. Maar nu ik er zelf al meer dan een jaar actief gebruik van maak, deel ik graag mijn ervaring dat Office365 voor mij veel meer is dan dat. 

Office365 helpt mij om productief te zijn. Om deliverables te kunnen opleveren, om kennis te delen, om informatie te vinden en om als onderdeel van een team te functioneren. En dan maakt het niet uit op welk moment, op welk device en vanuit welke applicatie. Ze stellen alles in het werk om het mij als gebruiker makkelijk te maken. En zo hoort het.

Mijn advies: denk niet te lang na. De kosten per maand zijn nihil en de voordelen wegen hier ruimschoots tegenop. Zowel voor de mensen op kantoor als voor de mensen die altijd onderweg zijn. Bovendien hebben veel bedrijven het sowieso al beschikbaar in hun bestaande abonnementen, zonder het in de volle breedte te benutten. Dus maak een account aan en probeer het. Mocht het toch tegenvallen (hypothetisch, want dat heb ik nog van niemand gehoord) dan is het in no-time ook weer uitgeschakeld zonder dat er desinvesteringen zijn gedaan.

Onderstaand mijn belangrijkste positieve ervaringen op een rij.                                         

1. Eenvoudig zelf installeren

Allereerst begon het natuurlijk met de installatie. Want naast een browserversie, kun je de Office applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint als vanouds op verschillende computers installeren. En met je account heb je het recht om dat op vijf verschillende apparaten, ook voor privégebruik, te installeren. Dat installeren is eenvoudig en kun je zelf zonder systeembeheerder, zonder DVD's en zonder installatiecodes.

2. Documenten delen en beheren via SharePoint

De volgende belangrijke ontdekking was dat ook SharePoint standaard onderdeel is van Office365. Er staat dus standaard een omgeving klaar waar documenten gedeeld kunnen worden. Veel beter dan op een file server, alleen al omdat er standaard versiebeheer wordt bijgehouden, omdat je per bestand als maker zelf de rechten voor anderen kunt instellen en omdat je zelfs gelijktijdig aan één exemplaar van hetzelfde document kunt werken. Bovendien zit er een krachtige zoekfunctie in SharePoint die ook door de inhoud van documenten zoekt. En sinds vorige week is Office365 uitgebreid met Delve waardoor je niet eens meer hoeft te zoeken naar documenten, maar automatisch relevante content die collega's hebben geproduceerd krijgt aangeboden op basis van je eigen werkzaamheden.

Naast documenten kunnen ook allerlei zelf te definiëren lijsten worden bijgehouden, kan elke gebruiker zijn eigen pagina's bijhouden en kan met een klein beetje extra kennis ook functionaliteit worden opgenomen rondom bijvoorbeeld workflows. Kortom: een krachtige portal om met elkaar samen te werken.

3. Op elk apparaat werken met OneDrive en OneDrive for business

Welk apparaat ik ook gebruik, ik heb altijd toegang tot mijn gegevens. Het document dat is aanpas op mijn tablet, is automatisch ook beschikbaar op bijvoorbeeld mijn telefoon. Zowel online als offline. Daartoe gebruikte ik privé al OneDrive, een tool die kunt vergelijken met bijvoorbeeld DropBox.

Maar met Office365 kreeg ik de beschikking over ‘OneDrive voor Business’. Op het eerste gezicht, vanwege de naam, lijkt dat hetzelfde. Maar niets is minder waar. OneDrive voor Business is op de achtergrond namelijk gewoon SharePoint en vice versa. De documenten die ik op mijn tablet opsla, zijn daardoor dus - mits ik de autorisatie open zet - ook beschikbaar voor mijn collega's die aan dezelfde projecten werken. En andersom kan ik ook bestanden uit elke SharePoint lijst met één druk op de knop synchroniseren en offline beschikbaar maken.

4. Direct contact met klanten en collega's via Lync

Ook Microsoft Lync heeft mij positief verrast. Wederom had ik een verkeerd beeld voor ogen en dacht ik dat dit een soort Messenger zou zijn waarmee je met anderen kunt chatten. De chatfunctie is weliswaar een onderdeel van Lync, maar daarnaast kun je het ook gebruiken om te telefoneren en om op afstand op iemands scherm mee te kijken. Als ik ergens aan het werk ben en met een acute vraag zit, kan ik zo even snel een vraag aan een collega stellen en krijg ik meteen antwoord zodat ik weer verder kan. Ook weten mijn collega's mij te vinden voor korte specifieke vragen. Als ik niet gestoord wil worden, kan ik dat eenvoudig aangeven. En door de integratie met de agenda is direct te zien welke mensen wel of niet beschikbaar zijn.

5. Digitale formulieren met InfoPath

Hoewel het al jaren aanwezig is als onderdeel van Office, zie ik InfoPath als de verborgen parel. Weinig mensen kennen het bestaan en beseffen zich hoe snel en eenvoudig hele doelgerichte zaken kunnen worden opgelost. Met InfoPath maak je zelf digitale en interactieve formulieren, bijvoorbeeld bestelformulieren, declaratieformulieren, intakeformulieren, evaluatieformulieren, etc. Met allerlei zelf in te stellen logica en regels. De ingevulde antwoorden kunnen eenvoudig worden gebruikt als gestructureerde input voor achterliggende systemen.

Hiermee kan InfoPath dus ook worden ingezet als gebruiksvriendelijk en eventueel mobiel front-end voor de administratie in het ERP pakket. Het ingevulde formulier kan bovendien automatisch in het dossier op SharePoint worden geslagen en eventueel via een workflow verder worden afgehandeld. Al met al is InfoPath echt een applicatie die wat mij betreft ondergewaardeerd is. Aandachtspunt is wel dat InfoPath in de huidige vorm niet verder wordt doorontwikkeld, maar dat Microsoft met een opvolger komt waarmee digitale formulieren nog eenvoudiger kunnen worden opgenomen in o.a. Word, Access en SharePoint.

6. OneNote voor alle notities en archieven

In mijn vak maak ik veel aantekeningen. Bovendien ontvang en verzamel ik allerlei informatie die ik graag bij elkaar houdt om het op een later moment snel te vinden. In een structuur die ik op dat moment zelf prettig vind. OneNote helpt hierbij. Je kan notities maken, maar ook complete documenten en e-mails opnemen. Erg handig om bijvoorbeeld actielijsten, notities, gedachten, etc. ergens te noteren zonder het meteen te hoeven formaliseren. En waarschijnlijk ten overvloede: alle aantekeningen zijn direct op alle devices beschikbaar zodat je er overal mee aan de slag kunt.

7. Altijd op de hoogte via Yammer

Yammer wordt door Microsoft gepositioneerd onder de noemer Social Enterprise. Je zou het in die zin kunnen vergelijken met Facebook, maar dan bedoeld voor communicatie tussen collega's. Om Yammer aan te zetten, is er weinig nodig. Je logt in via yammer.com en nodigt je collega's uit. That's it.

Bij Yammer is het wel van belang dat het slim wordt ingezet. Want voor je het weet ontstaan er tig discussiegroepen waarin uiteindelijk weinig gebeurt. Zelf gebruik ik het om kennis te delen, vragen te stellen en nieuwtjes te delen. Ik vertel mijn collega's waar ik mee bezig ben en zie ook van hun waar ze mee bezig zijn. Erg prettig, omdat ik vaak maar één dag op kantoor ben en dan slechts een deel van mijn collega's zie en spreek. Naast de algemene uitwisseling, delen we ook cijfers en hebben we een ideeënbus. In feite is Yammer dus een soort intranet waarop iedereen eenvoudig informatie kan delen. Het draagt bij aan het teamgevoel in onze groep. Ik vergelijk het met een soort clubhuis in de cloud. Het helpt om de mensen onderling te verbinden.

8. Krachtige rapportages met PowerBI in Excel

Excel is niet meer wat het geweest is. Waar het vroeger nog vooral werd gebruikt voor de financiële administratie, wordt het meer en meer een tool waarmee iedereen aan de slag kan om inzicht te verkrijgen en te sturen. PowerBI is hierbij het toverwoord want deze functionaliteit in Excel maakt het interactief. Het is niet langer een statische spreadsheet met veel cijfers, maar je kunt gebruik maken van bijvoorbeeld sliders en andere interactieve grafieken en bijvoorbeeld je omzetcijfers op de kaart van Nederland projecteren. Een ander voordeel is dat informatie live uit externe bronnen is te gebruiken. Dat kunnen interne applicaties zijn, maar ook externe databanken die via bijvoorbeeld ODATA webservices zijn te benaderen. Zo kun je bijvoorbeeld analyseren of omzetcijfers en ziekteverzuim al dan niet gerelateerd zijn aan het weer ;-). De mogelijkheden zijn eindeloos en dus geldt ook hier dat je zelf moet uitvinden hoe je het nuttig kunt inzetten.

9. Exchange is de meest gebruikte applicatie

Heel eerlijk gezegd is - los van alle mooie en nieuwe applicaties - voor mij nog steeds Exchange veruit de belangrijkste applicatie binnen Office365. Het is de applicatie die ik continu gebruik, zowel op mijn telefoon als op mijn tablet. Niet alleen voor mail, maar ook als adresboek en agenda. En doordat de agenda automatisch wordt gevoed vanuit de projectenadministratie, weet ik elke dag waar ik naartoe moet zonder zelf te hoeven plannen.

10. De som is meer dan het totaal

Alhoewel deze punten stuk voor stuk aangeven waarom ik blij ben met het gebruik van Office365 is voor mij het belangrijkste voordeel dat ik ervaar de integraliteit. Juist het feit dat alles vanuit één omgeving werkt en met elkaar praat, maakt het goed inzetbaar. Het zijn geen losse componenten, maar het werkt in samenhang. Lync houdt rekening met de beschikbaarheid in mijn agenda. Delve weet aan welke bestanden op mijn tablet ik vandaag heb gewerkt. En zelfs Word is geen losse applicatie meer, maar onderdeel van het geheel.

En dan heb ik deze punten nog niet eens alle Microsoft producten genoemd die hier naadloos op aansluiten zoals de Dynamics ERP en CRM applicaties en de mogelijkheden die Windows Azure in de volle breedte biedt.

Het moge duidelijk zijn, ik ben enthousiast.
Office365: zonde om het niet te gebruiken, toch?

Deel deze blog